Ny IT-konsulent arbeider i kontorlandskap

6 gode råd: Slik lykkes du med å engasjere eksterne konsulenter

Dyktige konsulenter kan blant annet bidra til å skape mer effektive prosesser i mange bedrifter. Men hva bør dere bør sette søkelys på når dere skal engasjere konsulenter? Vi har listet opp 6 gode råd for å oppnå suksess.

Grunnene til å få inn en ekstern IT-konsulent i organisasjonen kan være mange. Og selv om det ikke akkurat er rakettvitenskap å engasjere konsulenter, er det en oppgave som mange firmaer bør ta seriøst.

Prosess: Definere Møte Inkludere Forberede Evaluere Bruk leverandøren

Klart definerte krav er viktige

Beskriv først tydelig hvilke krav dere har. Det kan virke som et åpenbart råd, men vi har merket at mange selskaper ikke tar det alvorlig nok.

Det må være klarhet innad i organisasjonen om hvilke behov dere har og hvorfor de har oppstått. Når dere har en tydelig forståelse av hvilke behov dere har, er de også mye enklere å kommunisere – både til medarbeiderne i selskapet og leverandøren av konsulenter. Legg litt innsats i når dere skriver en forespørsel til leverandøren for å sikre at dere har forklart behovene tydelig og presist.

Vi anbefaler også at dere har en aktiv dialog med leverandøren når dere skriver forespørselen. Jo mer leverandøren vet om prosjektet, jo enklere blir det å finne den riktige konsulentprofilen for organisasjonen.

Ikke glem å gi en utfyllende beskrivelse prosjektet og konteksten rundt dette i forespørselen. Spesifiser også hva slags kompetanse og ekspertise dere ønsker at konsulenten skal ha, og beskriv tydelig prosjektets status og formål.

For leverandøren handler prosessen også om å få prosjektet til å se interessant ut for konsulenten. En presis, detaljorientert forespørsel gir best forutsetninger for å finne akkurat den profilen dere trenger.

Forberedelser foran skjerm

Konsulentintervjuet: Det er viktig å se om kandidaten har riktig personlighet og kjemi, så intervjuet er en sjanse til å bekrefte leverandørens valg av konsulent.

Møt konsulenten

Intervjuet er en viktig del av prosessen når dere skal finne en egnet konsulent for et prosjekt. Intervjuet gir en sjanse til å vurdere om kjemien er riktig, og om konsulentens kompetanser passer til kravene dere har til oppgaven og prosjektet.

Selv om konsulenten kanskje virker som det riktige valget på papiret, er det viktig å se om kandidaten har riktig personlighet og kjemi. Mye av ansvaret for å finne riktig kandidat ligger hos leverandøren, og intervjuet er en sjanse til å bekrefte at dere føler dere komfortable med leverandørens valg av konsulent.

{   Involverer interessenter i prosjektet tidlig i prosessen for å skrive forespørselen. De har konkret kunnskap om hvilke behov prosjektet har og hva som trengs for å møte disse behovene.    }

Inkluder interessentene

Under intervjuet kan dere beskrive prosjektet i detalj og introdusere nøkkelpersonene. Vi anbefaler at de relevante interessentene er til stede under intervjuet – og faktisk at dere involverer dem tidlig i prosessen for å skrive forespørselen. De har konkret kunnskap om hvilke behov de har og hva som trengs for å møte disse behovene. Benytt dere av denne kunnskapen fra begynnelsen av.

Prosjektleder sjekker Iphone

Planlegg i detalj hvem som skal ønske vedkommende velkommen ved ankomst og hvordan de første dagene blir.

Vær godt forberedt

Konsulenten er klar over forventningen om å levere fra dag èn og å lykkes på egen hånd. De må med andre ord komme raskt i gang. Men det er noen få ting dere bør huske å forberede, slik at konsulenten kan komme i gang med arbeidet så tidlig som mulig.

Sørg for at konsulenten har elektronisk tilgang og utstyret han/hun trenger. Planlegg i detalj hvem som skal ønske vedkommende velkommen ved ankomst og hvordan de første dagene blir. Vi anbefaler også at dere gir konsulenten tilgang på like vilkår med permanente medarbeidere, slik at de kan fungere som en del av teamet.

Forbered medarbeiderne og organisasjonen for å gi konsulenten de beste forutsetningene for å komme godt i gang. Dette drar også organisasjonen fordel av på lengre sikt.

Husk å evaluere

For å sikre et vellykket samarbeid med en ekstern konsulent er det viktig å sikre at konsulenten fullfører og leverer prosjektet på ordentlig måte.

Dere bør sette av tid for at konsulenten skal overlevere prosjektet på en slik måte at dere kan overta og arbeide videre. Dette består blant annet av å sikre at alt er dokumentert og at det ikke er noen løse tråder. Evalueringen er også en sjanse til å evaluere om målene ble nådd og om forventningene ble møtt.

Bruk leverandøren

Når dere engasjerer en ekstern konsulent, bør dere velge en leverandør som forstår organisasjonen godt, og som vet hvor dere står og hvor dere vil.

Se på leverandøren som en samarbeidspartner, og før en åpen og gjennomsiktig dialog. Dette gir det beste utgangspunktet når dere skal finne riktig konsulent for organisasjonen.

Diskuter behovene deres med leverandøren: Det er alltid lurt å få en tilbakemelding fra leverandøren om hva slags informasjon som bør være med i forespørselen. Leverandøren kan ofte gi et annet perspektiv eller utfordre dere, noe som kan hjelpe med å finne en god match.


Sjekkliste

Vi har laget en nyttig sjekkliste som du kan bruke når du forbereder en konsulentforespørsel, eller før du tar kontakt med en leverandør.

Din sjekkliste for konsulentforespørsler:

  • Oppdragsbeskrivelse:
    Hva kjennetegner denne oppgaven. Forklar problemet som konsulentene skal løse, og den større konteksten de skal bli en del av.

  • Krav til kompetanse:
    Hvilke kompetanser er det viktig at konsulenten har? Er det noen metodologier eller måter å jobbe på som konsulenten bør ha erfaring med?

  • Organisasjonen og teamet:
    Hvordan er teamet som konsulenten skal bli en del av, satt opp?

  • Språkkrav:
    Hvilke språk kreves for å gjøre jobben?

  • Tid for oppstart:
    Når skal konsulenten kunne starte jobben?

  • Varighet:
    Hvor lenge forventer dere at konsulenten skal jobbe med oppgaven?

  • Timer:
    Hvor mange timer per uke trenger dere?

  • Frist for CV:
    Når vil dere ha konsulentenes CV-er?

  • Intervjumetode:
    Hvordan foretrekker dere å intervjue konsulenter?

  • Tilgjengelighet for intervju:
    Når er dere tilgjengelige for intervjuer?

Du kan også laste ned et Word-dokument med sjekklisten som du kan begynne å fylle ut.

Last ned: Sjekkliste for konsulentforespørsel (Word .docx)

Er du klar for en samtale?

Skriv til oss, så setter vi opp et uforpliktende møte eller samtale hvor vi sammen ser på dine behov.

Relaterte artikler